Lees dan snel verder.
Als directiesecretaresse ondersteun je de General Counsel/Company Secretary en de afdeling Legal, compliance en litigation met administratieve, ondersteunende en organisatorische taken.
Je beheert de agenda's en verwerkt diverse gegevens, beheert dossiers en archiveert. Je verwerkt de post en inkomende processtukken en bewaakt de termijnen. Ook biedt je administratieve ondersteuning bij juridische documenten zoals apostilles, legalisaties, volmachten, engagement letters, KvK-inschrijvingen en corporate bookkeeping,( jaarrekeningen, aandeelhoudersbesluiten en directiebesluiten). Een andere taak is het opstellen en voorbereiden van brieven, e-mails, presentaties en andere documenten, evenals het beheren van kantoorbenodigdheden.
Je plant en organiseert bijeenkomsten en vergaderingen met interne en externe deelnemers, en je volgt eventuele actiepunten op. Daarnaast zorg je voor een goede ontvangst van bezoekers en ben je het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe partijen zoals deurwaarders, archivaris, KvK en advocaten. Het regelen van de zakenreizen en het verzorgen van alle benodigde documenten, inclusief het afhandelen van de declaraties behoort ook tot je takenpakket.
Uiteraard ben je representatief en beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden. Je weet hoe je professioneel en effectief moet communiceren op elk niveau. Vanwege het internationale karakter van onze organisatie beheers je de Nederlandse en Engelse taal uitstekend in zowel woord als geschrift. Kennis van de Duitse en/of Franse taal is een extra pluspunt!
IJe hebt affiniteit met IT-systemen en bent bedreven in het werken met Microsoft Office en SharePoint. Je vindt het leuk om het digitale archief en het Legal Intranet te beheren. Je werkt nauwkeurig en gaat zorgvuldig om met organisatiegevoelige en vertrouwelijke informatie.
Je bent in staat om zelfstandig te werken in een hectische omgeving.
- Passend salaris;
- Flexibele werktijden;
- Werken in een betrokken en innovatieve organisatie;
- Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling door het volgen van opleidingen en (online) trainingen.